Com col·laborar online en temps del Coronavirus?

Publicat el 04 Apr 2020

No podem sortir de casa però necessitam col·laborar amb altres persones, potser per seguir en contacte amb la família, potser per dur endavant alguns projectes professionals… Algunes professions són més amigues del teletreball que d’altres, sigui com sigui aquests dies suposen tot un repte: com col·laborar amb altres persones en línia de forma efectiva?

Atès que Bauma ens dediquem a facilitar espais de col·laboració, hem pensat recollir i compartir algunes claus que faciliten els espais de trobada virtuals. Si encara estàs cercant la teva solució ideal o el teu equip no acaba d’estar satisfet de la manera en que vos relacionau, confiam que aquest article vos serveixi d’orientació.

Internet ofereix un ventall ben ample d’opcions. No tot s’acaba amb les videoconferències, hi ha altres eines que podem fer servir de forma complementaria.

Com fer més fàcil la col·laboració en qualsevol plataforma — fins i tot cara a cara?

Des de fa anys molts equips i col·lectius han incorporat l’entorn virtual com un espai de treball. Des dels grups de missatgeria, el correu electrònic o les vídeo conferències entre persones distants. Algunes ajuden a fer el treball més eficient i d’altres no. Quina és la vostra experiència actual? Funciona el vostre grup de missatgeria o és més aviat caòtic? Tothom es sent capaç de fer servir eines noves? Hi ha alguna persona que no tengui accés a dispositius amb una connexió de qualitat?

Ara més que mai és important trobar una solució que inclogui a tothom. Sempre hi haurà persones amb més facilitat per fer servir les darreres novetats, potser el més important són els acords sobre com fer servir l’eina escollida que l’eina en si mateixa.

Hi ha tres coses que contribueixen sempre a fer les reunions més satisfactòries: preparar-les amb cura, establir uns acords bàsics i fer seguiment del que s’hagi tractat. Aquests aspectes són encara més imprescindibles en les reunions en línia.

Preparar la reunió

Disposar d’un document compartit al que tothom pugui accedir amb prou antelació i conèixer l’agenda de la sessió i què necessita preparar-se abans. Aquest document el pot alimentar una única persona o editar-lo entre totes les què participaran de la trobada. És important compartir-lo amb tothom amb temps suficient.

Consells pràctics

  • L’agenda és més que una llista de temes. És molt bona idea fer una taula on es reculli el tema a tractar, com es treballarà, quin producte s’espera d’aquest punt, quina és la persona responsable del tema i quin temps de reunió se li pot dedicar.
  • Si convertim aquesta agenda en una presentació de diapositives en la que cada diapositiva sigui un dels punts de l’agenda, la podem fer servir per anar-les passant i mantenir tothom centrat en el punt actual. Fins i tot podem completar les diapositives durant la reunió a mode d’acta. Moltes eines de vídeo conferència tenen l’opció de compartir pantalla, així podem alternar la presentació amb la pròpia càmera fàcilment.

Eines útils

Els pads són les eines més accessibles, no necessiten crear un compte, en podem obrir tants com necessitem i qualsevol persona a qui enviem l’enllaç pot veure i editar el seu contingut. Cal tenir en compte que acostumen a tenir un temps de vida definit.

Llistat de plataformes de pads disponibles gratuïtament
github.com

Editors de text en línia n’hi ha molts. Google, Dropbox i Box ofereixen bones opcions per crear documents de text amb totes les opcions de format.

Si necessitem un suport més visual, podem fer servir eines com Miro, AWWboard o Mural. Aquestes darreres opcions no només seran útils per compartir l’agenda, sinó que ofereixen un ventall d’opcions per treballar els diferents punts més enllà de la simple conversa.

Acords bàsics

Cada grup desenvolupa el seu propi estil que es tradueix en què està permès i que no en un determinat moment.

Alguns exemples? Podeu llegir la reflexió d’Espiral, la Gayanashagowa (la gran llei de la Pau de les Sis tribus de la Confederació Iroquesa) és un altre bon exemple. Però podem començar per coses més senzilles, en les nostres sessions, per exemple, en fem servir algunes com aquestes:

Alguns exemples que fem servir en les reunions que facilitam.

  • [Online] Per evitar reverberacions, mantenim el micròfon en silenci mentre no haguem de xerrar.
  • [Online] Tancam o silenciam les aplicacions amb notificacions.

Disposar d’uns acords consensuats per tothom i per escrit ajuda a marcar límits quan sigui necessari sense provocar situacions tenses (ser la persona que marca els límits acostuma a ser una mica incòmode).

Consells pràctics

  • Una bona pràctica és repassar aquesta llista d’acords — que no té perquè ser molt extensa — al principi de la reunió i assegurar que tothom pot i està disposat a complir-los.
  • Podem demanar si tothom està en disposició de complir aquests acords. Sempre és possible adequar-los a les necessitats del moment.

Eines útils

És bo tenir els acords sempre a mà. Així que cal escollir bé on els guardem.

  • Aplicacions com Telegram o Whatsapp permeten fixar missatges a la part superior dels grups. És una bona opció per recordar què s’hi permet i què no.
  • A vegades, una imatge amb el resum que pugui compartir-se a través del xat, guardar-la a un allotjament virtual (Dropbox, Box, etc…) pot ser molt útil.

Fer seguiment

L’acta de la reunió és el document que hauria de recollir els acords i informacions essencials de la reunió. No és tant important que sigui una transcripció literal de tota la conversa sinó que sigui un document útil i accessible.

El temps que invertim en les reunions pot viure’s com a temps perdut si no tenim cura de dur endavant els acords que hi hem desenvolupat. No tots els punts de l’agenda impliquen accions a fer, però és fàcil que alguns sí ho facin.

Consells pràctics

Repassar QUI, FA QUÈ i QUAN abans de tancar la reunió.

  • Abans de tancar la reunió és necessari repassar els acords a què hem arribat. Una forma senzilla de fer-ho és elaborar una taula de tres columnes: qui, fa què, quan. Aquesta informació pot quedar accessible en el temps entre reunions i la podem recuperar a l’inici de la següent per comprovar que tota la feina a fer estigui resolta o quina queda pendent i perquè.
  • És important assegurar-nos que tota persona convocada a la reunió tengui accés a l’acta, tant si ha pogut participar-hi com si no; així ens asseguram que ningú es despenja del ritme de l’equip.

Eines útils

Si el teu grup es reuneix habitualment ja deveu tenir un lloc on anau desant totes les actes. És interessant que tothom hi pugui accedir quan ho necessiti, per això un editor de text en línia o un servei d’emmagatzematge d’arxius és molt útil.

A més de les eines que ja hem presentat, una eina de publicació com Telegra.ph pot ser útil per compartir actes públiques i que no necessiten ser editades. Obrim la web, hi afegim el contingut i publicam per obtenir un enllaç que podrà llegir tothom que el rebi.

Veure’ns les cares

A mesura que els dies de confinament vagin passant, més necessitarem veure’ns les cares. Hi ha moltes opcions, quina és la més indicada depèn de vosaltres.

Consells pràctics

  • És desitjable que tothom pugui connectar-se amb vídeo. Desactivar la càmera pot ajudar a optimitzar l’ample de banda, però dificulta la participació de les persones que romanen ocultes.
  • Si algunes persones es connecten des d’un mateix espai físic, és especialment important assegurar-se que tothom segueix la mateixa conversa. El privilegi d’estar al costat d’una persona quan la resta només compta amb el que veu a la seva pantalla pot generar desigualtats si no es fa servir de manera conscient.

Eines útils

Pràcticament tothom fa servir Whatsapp i és bo saber que aquesta aplicació permet telefonades de vídeo de fins a quatre persones.

Jitsi és una altra opció molt accessible i podem muntar una reunió en qüestió de segons perquè no necessita registre. Podem crear una sala escrivint la url https://meet.jit.si/{el-nom-que-volguem}. Una vegada dins la sala, podem protegir-la amb una clau i compartir l’adreça a qualsevol persona. Si necessitam connectar-nos via mòbil o tableta trobarem l’aplicació per instal·lar i crear o unir-nos a qualsevol sala. No hi ha límit de persones simultànies més enllà del que aguanti l’ample de banda.

Zoom, Skype i Webex Meetings o Microsoft Teams són eines a tenir molt en compte tot i que moltes han canviat els seus plans per donar suport a la situació d’excepció generada pel COVID19. Afegeixen la complexitat de registrar-se i sovint la instal·lació d’un programa o aplicació, fet que pot suposar una barrera per a les persones amb més dificultat per manejar-se amb els dispositius electrònics.

Facilitar la reunió

El rol de la facilitació (que una o varies persones es centrin més en com es treballa i en que tothom pugui participar plenament que en els continguts) és un element clau per a gaudir de reunions eficaces i satisfactòries. En reunions a distància és encara més important perquè pot contribuir a reduir la falta de pràctica de les persones participants.

Aquests dies han aparegut molts articles i reculls de recomanacions, dels que en compartim uns quants:

Reuniones online satisfactorias
En estos tiempos en los que una parte de la sociedad disfruta del privilegio de teletrabajar y disponer de conexión a Internet, estamos tratando de agudizar nuestras habilidades para facilitar espacios online.
Herramientas digitales para la participación online
Noticias, Participación ciudadana Desde la cooperativa Andaira queremos poner a disposición de nuestros clientes.
Virtual Facilitating in times of Corona
In facilitating, we stand by principles that I believe are important, especially today.

Més enllà de la tecnologia, les reunions en línia són un repte. Tot i que molts equips trobaran la seva pròpia manera de fer-les eficients, a vegades és útil comptar amb el suport de facilitació externa que ajudi a crear la dinàmica que permeti col·laborar en línia de manera satisfactòria. Si és el vostre cas, no dubteu en contactar amb nosaltres. Podeu escriure’ns a info@baumacoop.net o contactar-nos via Facebook o Twitter.

Comença a desenvolupar una cultura més col·laborativa dins la teva organització
Millora l'eficàcia tot generant una atmòsfera més relaxada i amable, on totes les persones puguin desplegar el seu potencial.
COL·LABORAM?